Données, fichiers et archives : Puis vint l’ère de la gestion électronique des documents

Séquences de la cérémonie de lancement du programme de Gestion électronique des documents (GED) / Gabonactu.com

Le siège du Secrétariat général du gouvernement a servi de cadre, ce mercredi, à la cérémonie de lancement officiel du projet de Gestion électronique des documents (GED). Derrière cette initiative se dessine une ambition majeure : faire progressivement évoluer les méthodes de travail de l’administration gabonaise, en réduisant la dépendance au papier et en organisant autrement la production, la circulation, le stockage et l’archivage des documents publics. La GED est une composante du programme Gabon Digital, vaste chantier piloté au niveau national par le ministère de l’Économie numérique, de la Digitalisation et de l’Innovation et celui de la Planification et de la Prospective, avec l’appui technique de l’Agence nationale des infrastructures numériques et des fréquences (ANINF) et la Direction générale des examens et des concours (DGEC);*** en partenariat avec la Banque mondiale. ***

Au cours de cette cérémonie, le président du Comité technique, réunissant les Secrétaires généraux et les Directeurs généraux des administrations concernées, Alberto Wenceslas Mounguengui Moudoki, a présenté les contours de la phase pilote du programme GED, donnant ainsi un aperçu plus concret de l’outil appelé à intégrer progressivement les pratiques administratives.

« Nous allons certes archiver, digitaliser. Il nous faut au moins un garage. Et lorsque nous voyons le cycle de la donnée, nous produisons la donnée, nous utilisons la donnée, nous la stockons, nous la classifions, nous l’archivons avant de la détruite éventuellement. Et pour le faire, nous avons besoin d’un socle, d’une infrastructure partagée que d’aucuns appellent data center, et d’autres, centres de données », a-t-il expliqué.

Mais au-delà de la technologie, c’est surtout une nouvelle culture de travail que l’exécutif entend installer. Et sur ce point, le Secrétaire général du gouvernement, Abdu Razzaq Guy Kambogo, a voulu rappeler que le lancement de la plateforme ne constitue nullement une fin en soi, elle induit un changement de paradigme et de pratiques administratives.

« Le lancement de la GED n’est pas l’aboutissement d’un projet. Il est la véritable épreuve. Nous entrons dans une phase qui, à elle seule, conditionne tout le reste. Celle de l’expérimentation, de l’appropriation, de l’usage effectif de l’outil au quotidien », a-t-il déclaré.

Administration new look

Le message est clair : la réussite de la GED ne se mesurera pas uniquement à la performance de la solution informatique. Elle dépendra également de la capacité des agents publics à l’adopter et à l’intégrer dans leurs pratiques quotidiennes. Le changement attendu touche donc directement aux habitudes de travail, aux circuits de traitement des documents et à la manière dont l’administration organise son information, la protège, la classifie et la conserve.

Le ministre de l’Économie numérique, de l’Innovation et de la Digitalisation, Mark Alexandre Doumba, a salué le travail réalisé au cours de ces derniers mois par les différentes administrations impliquées dans la conduite de ce projet. « Le travail et les changements doivent se poursuivre et se faire ressentir après le lancement. Ce sera continu », a-t-il exhorté.

Le lancement de la GED intervient ainsi après une phase de préparation destinée à créer les conditions nécessaires à son expérimentation. Les administrations pilotes sont désormais appelées à passer de la théorie à la pratique, dans cette phase pilote, avec pour principal défi de faire de cet outil un instrument réellement utilisé au quotidien.

Cette phase pilote doit également permettre d’identifier les éventuelles difficultés, d’ajuster les procédures et de recueillir les retours des utilisateurs. Car entre le lancement officiel d’une solution numérique et son appropriation effective par les agents, le chemin peut être long. La conduite du changement, la formation, l’accompagnement des utilisateurs et la capacité à adapter les pratiques administratives seront donc déterminants.

Avec la Gestion électronique des documents, le Gouvernement gabonais entend ainsi poser une nouvelle brique de sa stratégie de transformation numérique. Le projet touche à un élément central du fonctionnement de l’administration : le document, depuis sa création jusqu’à son archivage, en passant par son traitement, sa circulation, sa conservation ou sa destruction.

‎ Alph ’-Whilem Eslie et Darène Mabelle Ayingone

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