Un potentiel vocable aux glissades numériques salutaires (I)

A défaut, la solution de gestion numérique paraitra ajournée, d’autant plus si la mise à jour en versions nouvelles et le transfert des compétences ne seraient nullement pris en charge préalablement à titre prévisionnel. L’entière responsabilité incombe à l’approbation de l’autorité compétente. Avec ce préambule, la thématique sera décortiquée en présentation des segments adjacents à la solution de gestion numérique préconisée. A savoir, la Ged désigne-t-elle, en cumul, la conception de la Geid et celle de la dématérialisation ? Qu’entend-on de la transformation digitale ? En termes simplistes, chaque vocable a son propre design architectural, sa plate-forme de référence y compris son propre logiciel et son échappé d’édition.

Comme un catalyseur formel : en plus du choix préférentiel des équipements appuyés par des spécialistes, la qualité du logiciel comme intégrateur de solution fait une distinction émancipée. Entre le hard et le soft, la solution réside dans la mise en place d’une supra-infrastructure informatique et des concentrations systémiques. Et comme le paramétrage constitue un soubassement à la numérisation, l’interconnexion, elle-même, n’est pas des questions amoindries, elle est positionnée telle une interface dans le bon fonctionnement de cette plateforme numérique dédiée à l’institution considérée.

En effet, la GED, signifie la gestion électronique des documents. Autrement dit, elle est substituée à l’acronyme GEID, la gestion électronique de l’information documentaire. Cette gestion électronique est amorcée de plein fouet à partir de la production et le transfert en interconnexion des supports numériques entre les usagers internes qu’externes au sein ou inter-établissements. Cette gestion numérique de l’information nécessite la mise en place, outre une plateforme numérique et des équipements du pointe, sans toutefois omettre l’importance du potentiel humain, d’un logiciel de gestion du contenu des données de Ged et infrastructure Informatique. Pour cela, deux axes sont à signaler, la gestion de l’information documentaire et infrastructure informatique. Elle se résume en la maitrise du logiciel de gestion du contenu des données dont le marché commercial offres une multitude de marques est commercialisée, la mise en place des serveurs, d’un data center, l’installation d’une solution de sauvegarde et d’archivage, la mise en place de solution de sécurité et celle de messagerie interne, la formation et le transfert des compétences et la garantie après la mise en service effectif de la solution de gestion numérique et la pérennité des équipements, demeure une condition sine quo non.

En détail. Cette solution Ged intervient dans un contexte illustré par des descriptions d’ordre fonctionnelles et de surcroit techniques respectivement des applications et des solutions proposées, un dimensionnement proposé, intégration de l’existant, organisation humain et ressources nécessaires et enfin la disponibilité des équipements adéquats. Outre ce contexte, une méthodologie est exhortée sur un planning imbibé dans un échéancier prédéfini. L’ordonnancement des missions en adéquation avec la répartition du potentiel humain projeté sur le délai de réalisation demeure également un paramètre d’évaluation d’une importance majeure quant à l’aboutissement de ladite solution. On relève comme éléments constitutifs de cette méthodologie, la gestion du projet, initialisation du projet, étude l’existant en incluant le passif, étude des solutions en variations en prime le choix du logiciel et des équipements appropriés.

Au titre de l’initialisation du projet, on note la limitation du périmètre des prestations et définition du besoin, définition et validation de la démarche, plan d’actions et les acteurs chargés d’intervention, enfin le planning et jalons liés aux différentes étapes successives durant la réalisation de cette solution de gestion numérique. En troisième position, on examine l’existant considéré comme orientations stratégiques de la structure bénéficiaire, illustrée par l’amélioration de la gestion de l’information documentaire, la centralisation de l’information, l’interconnexion entre les usagers et les structures y composées dont la relation se définit en verticalité et horizontalité, une communication ascendante et descendante, amélioration de la fonction de conservation et de préservation des archives, y compris leur exploitation par le retour de l’information suite à une interrogation de recherche ou diffusion sélective d’information par profil par la mise en place des outils et instruments de recherche en présentiel ou à distance.

Ensuite, il arrive l’étape de l’étude de l’existant en phase analytique embellie par la définition des contraintes organisationnelles, fonctionnelles et techniques liées à la gestion de l’information documentaire, des documents au sens physique en prime en éléments bibliothéconomiques, étudier les circuits de traitement des documents, à savoir, la mise en valeur de la chaine documentaire , examiner l’environnement structure informatique et communication en vue de la mise en œuvre d’une solution Ged et de Bibliothéconomie, considérer le fonds documentaire du point de vue qualitatif et quantitatif, étudier le système d’information et la chaine documentaire en ses afflux informationnels. Cet axe existentiel prend en considération l’aspect organisationnel et fonctionnel.